jueves, septiembre 24, 2009

LA IMPORTANCIA DE LA METADATA EN LA ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

Introducción

El concepto de Metadata es uno de los más importantes y fundamentales conceptos en el manejo de documentos. El término literalmente significa (de su traducción del ingles) Data Sobre Data. Si usted ha estado trabajando en tecnología por algún tiempo sin lugar a dudas ha visto muchos ejemplos de metadata, sin embargo es una cosa tan obvia que a veces ni nos damos cuenta, por ejemplo cuando editamos un documento de Word y le damos click en propiedades del documento vemos una ventana de menú que nos permite ingresar mayor información del documento, información que puede que no se muestre de manera explícita en el documento mismo, en este caso se nos permite ingresar, entre otros campos, el titulo del documento, el nombre del autor, la fecha de modificación y unos campos adicionales como en este ejemplo,

Datos que después pueden ser usados por algún otro software para realizar búsquedas mucho más rápidas ya que se busca en la cabecera (inicio) del documento y no en todo el documento.



Si vemos la fuente de casi cualquier página web veremos líneas que aparentemente son invisibles cerca a las primeras líneas que contienen Metadata sobre la misma web.

















Como por ejemplo:

<html>
<head>
<title>Banco de Credito BCPtitle>
<meta name="description" content="Canal Internet del Banco de Credito >>BCP>>">
<meta name="keywords" content="Banco, Portal, ViaBCP, BCP, Inversiones, Inmuebles, Homebanking, Peru, Credito, Finanzas, Inversion, bank in peru, banks in peru, peru banks, peruvian banks, bancos peruanos, bancos en peru, Bancos del Peru, bank of peru, bancos de peru, largest bank in peru, Largest banks in peru, Bancos grandes en Peru, Banco más grande del Peru, bancos en sudamerica, bancos latinoamericanos, créditos en Peru, banca por Internet en peru, Servicios en línea, Servicios en línea en Peru, Banca en línea en Peru, Financiamiento en Peru, Invest in Peu, Inversiones en Peru">
<meta name="author" content="Banco de Credito >>BCP>>">
<meta name="copyright" content="© Banco de Credito >>BCP>>">

Este es un ejemplo de Metadata contenida en una página web.

En este caso el valor de la metadata incrustada es bastante obvio, instruye a los motores de búsqueda de internet como navegar por el sitio para buscar y proveer un criterio de conocimiento del contenido de esta web.

Algunos formatos de imágenes como las imágenes GIF, tienen dispuesta metadata incrustada que pueden identificar el nombre del propietario o el autor intelectual, como Documentos de Word, documentos de Adobe PDF™, proveen de metadata incrustada, de hecho, con la excepción de archivos de texto normales (txt), se podría decir que no vamos a encontrar dentro de los formatos de documentos modernos alguno que no contenga metadata incrustada.



La metadata permite a los usuarios, administrar mejor sus archivos al mantenerlos más al tanto de los contenidos y los atributos de estos archivos, imagínese lo bueno que sería si al pasar el mouse sobre el icono de un archivo pudiéramos ver el titulo, autor y algún otro índice o comentario de este archivo, la fecha de publicación, o la fecha de modificación, Imagínese tener un programa que escanea nuestra pc en alguna carpeta especial, ubica los archivos de cierta fecha y los mueve a otra carpeta especial,

Pero mas allá de estas ventajas, imagínese tener todos sus documentos importantes en un solo repositorio tal que estos documentos puedan ser buscados, recuperados y organizados basándose no solo en su contenido, sino también en su metadata, es tan fácil como imaginarse listar sus documentos por autor o las cotizaciones generadas a un cliente especifico en un cierto rango de tiempo, mas aun con ciertos índices incrustados en el archivo (Metadata), sería mucho más rápido buscar algún documento de esta manera que abrir cada archivo y buscar su contenido en todo el documento.



Tres Roles de la Metadata

La metadata se puede aplicar de tres maneras en cualquier sistema de administración de documentos.

  • Búsqueda: al buscar usando la metadata nos evita tener que buscar en todo el documento lo que aligera tremendamente la búsqueda sobre todo cuando se trata de muchas gigas de información.
  • Exhibir: es mayormente muy útil, cuando se ve un documento a través de una búsqueda, ver los campos de la metadata para cada documento.
  • Organización: es bastante útil organizar la visualización de documentos basados en su metadata, por ejemplo, si un grupo de documentos tienen los campos de metadata para nombre de clientes y numero de contrato, esto le permite a cualquier sistema de manejo de documentos mostrar esta data bajo una estructura de Árbol que nos muestre en el nivel más alto el nombre de cliente y el numero de contrato en el siguiente nivel de esta forma buscar la información mucho más rápido y de manera eficiente.

Ahora una vez que empezamos a ver como un sistema de administración de documentos nos ayuda en el día a día veremos el potencial de la Metadata en todos lados, imagínese por ejemplo importar data a nuestro sistema de administración en la que toda la data está ligada a un nombre o a un índice y que tiempo después cuando necesitemos hacer alguna revisión de la información por ejemplo de catálogos en Pdf, usados en las ultimas licitaciones en las que se participo inclusive como consorcio, esto nos permitiría encontrar en cuestión de segundos toda la documentación dentro de muchos Gigas de información, data que posiblemente nos demoraría mucho tiempo y recursos ubicarla físicamente.

De repente el ejemplo más fácil de Metadata Oculta es la información en la cabecera de un mail que dice las direcciones de correo “De:” y “Para:”, asi como el “asunto” y “Enviado el:” de los mensajes de correo ya que cuando los buscamos es usando esta misma metadata que encontramos los resultados con nuestro cliente de correo habitual.





Conclusión

La metadata juega un papel muy importante en cualquier sistema de manejo de documentos y entendiendo como es que estos procesan y usan la metadata, nos ayudara aun mas a tener una idea clara de cómo y qué tipo de sistema de digitalización deberíamos usar y recomendar a nuestros clientes más aun nos da una idea muy clara de cómo es que se debería ejecutar una implementación de un sistema de digitalización, es mas la forma en la que funciona la metadata y como muchas veces la usamos sin darnos cuenta nos da un indicio de la necesidad de usar algún sistema de manejo de documentos y tener alguna política de uso y aprovechamiento de la Metadata en nuestros documentos del día a día.

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