jueves, septiembre 24, 2009

Un Cafecito para la presion del trabajo...

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Beneficios de tener un servidor de Correos Vs Tener un servicio de correos electrónicos

Servidor de correos:

· Costo de servidor, no puede ser cualquier PC, o cualquier servidor de baja performance debe tener mucha RAM y mucho disco duro para que no colapse en poco tiempo por el manejo de las casillas de correo que residen justamente en el disco duro.

· La inversión en el servidor es constante ya que en el tiempo el hardware requerirá de actualizaciones que incurrirán en mayor inversión para la empresa.

· Se tiene que invertir en licenciamiento cuando se elije a Exchange o a Lotus o invertir en Soporte cuando se elije a Linux.

· Se tiene que definir y cotizar un plan de soporte para el servidor y las casillas ya que un servidor de correo requiere de soporte y atención constante.

· Se tiene que contar con un acceso de internet dedicado potente ya que todo el tiempo este servicio requiere de mucho ancho de banda para no dar un bajo desempeño al enviar y recibir correos.

· Los costos de migración son demasiados altos y no siempre es técnicamente viable.

· En la implementación se pierden los correos almacenados en el servidor antiguo ya que esta data no se podrá migrar.

· En la implementación y en la creación de casillas se perderán las contraseñas almacenadas ya que se trata de un servidor completamente nuevo.

· En el mantenimiento se tienen que adquirir herramientas adicionales como nativas y entisan que no solamente incurren en costos adicionales sino también en gastos de soporte.

Servicio de Correos:

· Se paga una cuota mensual que no excede los 50 dólares en promedio dependiendo del tipo de servicio adquirido.

· Los estándares de servicio se pueden especificar al principio de acuerdo a las necesidades puntuales del cliente.

· Incluye todos los mantenimientos necesarios para el buen funcionamiento del servicio.

· Se cuenta con un soporte 24 x 7 todos los días del año.

· Se cuenta con la infraestructura del proveedor que es por mucho más grande de lo que se pueda adquirir localmente.

· El enlace de datos es mucho mas rápido ya que el proveedor le da servicio a muchos y necesita tener ciertos estándares de calidad y de performance.

· No hay limitante de licenciamiento ni de casillas de correo o de espacio en disco.

· No hay necesidad de adquirir equipamiento ni el espacio o las necesidades técnicas mínimas para su buen funcionamiento ya que el equipo está en el proveedor.

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LA IMPORTANCIA DE LA METADATA EN LA ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

Introducción

El concepto de Metadata es uno de los más importantes y fundamentales conceptos en el manejo de documentos. El término literalmente significa (de su traducción del ingles) Data Sobre Data. Si usted ha estado trabajando en tecnología por algún tiempo sin lugar a dudas ha visto muchos ejemplos de metadata, sin embargo es una cosa tan obvia que a veces ni nos damos cuenta, por ejemplo cuando editamos un documento de Word y le damos click en propiedades del documento vemos una ventana de menú que nos permite ingresar mayor información del documento, información que puede que no se muestre de manera explícita en el documento mismo, en este caso se nos permite ingresar, entre otros campos, el titulo del documento, el nombre del autor, la fecha de modificación y unos campos adicionales como en este ejemplo,

Datos que después pueden ser usados por algún otro software para realizar búsquedas mucho más rápidas ya que se busca en la cabecera (inicio) del documento y no en todo el documento.



Si vemos la fuente de casi cualquier página web veremos líneas que aparentemente son invisibles cerca a las primeras líneas que contienen Metadata sobre la misma web.

















Como por ejemplo:

<html>
<head>
<title>Banco de Credito BCPtitle>
<meta name="description" content="Canal Internet del Banco de Credito >>BCP>>">
<meta name="keywords" content="Banco, Portal, ViaBCP, BCP, Inversiones, Inmuebles, Homebanking, Peru, Credito, Finanzas, Inversion, bank in peru, banks in peru, peru banks, peruvian banks, bancos peruanos, bancos en peru, Bancos del Peru, bank of peru, bancos de peru, largest bank in peru, Largest banks in peru, Bancos grandes en Peru, Banco más grande del Peru, bancos en sudamerica, bancos latinoamericanos, créditos en Peru, banca por Internet en peru, Servicios en línea, Servicios en línea en Peru, Banca en línea en Peru, Financiamiento en Peru, Invest in Peu, Inversiones en Peru">
<meta name="author" content="Banco de Credito >>BCP>>">
<meta name="copyright" content="© Banco de Credito >>BCP>>">

Este es un ejemplo de Metadata contenida en una página web.

En este caso el valor de la metadata incrustada es bastante obvio, instruye a los motores de búsqueda de internet como navegar por el sitio para buscar y proveer un criterio de conocimiento del contenido de esta web.

Algunos formatos de imágenes como las imágenes GIF, tienen dispuesta metadata incrustada que pueden identificar el nombre del propietario o el autor intelectual, como Documentos de Word, documentos de Adobe PDF™, proveen de metadata incrustada, de hecho, con la excepción de archivos de texto normales (txt), se podría decir que no vamos a encontrar dentro de los formatos de documentos modernos alguno que no contenga metadata incrustada.



La metadata permite a los usuarios, administrar mejor sus archivos al mantenerlos más al tanto de los contenidos y los atributos de estos archivos, imagínese lo bueno que sería si al pasar el mouse sobre el icono de un archivo pudiéramos ver el titulo, autor y algún otro índice o comentario de este archivo, la fecha de publicación, o la fecha de modificación, Imagínese tener un programa que escanea nuestra pc en alguna carpeta especial, ubica los archivos de cierta fecha y los mueve a otra carpeta especial,

Pero mas allá de estas ventajas, imagínese tener todos sus documentos importantes en un solo repositorio tal que estos documentos puedan ser buscados, recuperados y organizados basándose no solo en su contenido, sino también en su metadata, es tan fácil como imaginarse listar sus documentos por autor o las cotizaciones generadas a un cliente especifico en un cierto rango de tiempo, mas aun con ciertos índices incrustados en el archivo (Metadata), sería mucho más rápido buscar algún documento de esta manera que abrir cada archivo y buscar su contenido en todo el documento.



Tres Roles de la Metadata

La metadata se puede aplicar de tres maneras en cualquier sistema de administración de documentos.

  • Búsqueda: al buscar usando la metadata nos evita tener que buscar en todo el documento lo que aligera tremendamente la búsqueda sobre todo cuando se trata de muchas gigas de información.
  • Exhibir: es mayormente muy útil, cuando se ve un documento a través de una búsqueda, ver los campos de la metadata para cada documento.
  • Organización: es bastante útil organizar la visualización de documentos basados en su metadata, por ejemplo, si un grupo de documentos tienen los campos de metadata para nombre de clientes y numero de contrato, esto le permite a cualquier sistema de manejo de documentos mostrar esta data bajo una estructura de Árbol que nos muestre en el nivel más alto el nombre de cliente y el numero de contrato en el siguiente nivel de esta forma buscar la información mucho más rápido y de manera eficiente.

Ahora una vez que empezamos a ver como un sistema de administración de documentos nos ayuda en el día a día veremos el potencial de la Metadata en todos lados, imagínese por ejemplo importar data a nuestro sistema de administración en la que toda la data está ligada a un nombre o a un índice y que tiempo después cuando necesitemos hacer alguna revisión de la información por ejemplo de catálogos en Pdf, usados en las ultimas licitaciones en las que se participo inclusive como consorcio, esto nos permitiría encontrar en cuestión de segundos toda la documentación dentro de muchos Gigas de información, data que posiblemente nos demoraría mucho tiempo y recursos ubicarla físicamente.

De repente el ejemplo más fácil de Metadata Oculta es la información en la cabecera de un mail que dice las direcciones de correo “De:” y “Para:”, asi como el “asunto” y “Enviado el:” de los mensajes de correo ya que cuando los buscamos es usando esta misma metadata que encontramos los resultados con nuestro cliente de correo habitual.





Conclusión

La metadata juega un papel muy importante en cualquier sistema de manejo de documentos y entendiendo como es que estos procesan y usan la metadata, nos ayudara aun mas a tener una idea clara de cómo y qué tipo de sistema de digitalización deberíamos usar y recomendar a nuestros clientes más aun nos da una idea muy clara de cómo es que se debería ejecutar una implementación de un sistema de digitalización, es mas la forma en la que funciona la metadata y como muchas veces la usamos sin darnos cuenta nos da un indicio de la necesidad de usar algún sistema de manejo de documentos y tener alguna política de uso y aprovechamiento de la Metadata en nuestros documentos del día a día.

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Megatendencias de impresión Variable en Nuestro Pais

Cuando hablamos de tendencias hablamos del comportamiento de dos jugadores importantes, la tecnología y los usuarios, las personas, y es en esta última parte donde realmente se nos complica la cosa para los que vivimos de dar algún tipo de servicio a seres humanos, sabemos que no todo el tiempo nuestros usuarios se comportan de manera lógica, objetiva o siquiera razonable y no es que sean muy diferentes a nosotros mismos y es que como todos los seres humanos es la emoción la que nos lleva, motiva y nos hace tomar muchas decisiones de manera inconsciente.

Alguna vez les ha pasado que tienen una reunión a la que están llegando ligeramente tarde y se topan con el clásico ascensor del edificio, se dan cuenta que ya alguien lo ha presionado y van pasando los segundos y el ascensor simplemente no llega, cuantos de ustedes han presionado más de una vez el botón del ascensor aun cuando ya estaba presionado?, o peor aun presionado el botón de subir y el de bajar y los dos a la vez?, o más fácil, cuando han tenido una discusión fuerte con su pareja, esposa, etc y procedemos a hacer la clásica llamada, después de sonar muchas veces escuchamos el terriblemente odioso sonido del mensaje de voz y luego de unos desesperantes segundos volvemos a intentarlo, pero el hecho más que obvio de que no nos van a contestar el teléfono o que el ascensor no va a funcionar más rápido cuando estamos apurados no pasa por nuestra mente y como decía un viejo amigo de muchos.

“No hay signo más claro de locura, que repetir lo mismo una y otra vez, esperando resultados distintos” Albert Einstein.

Ocurre que las personas, nosotros, no siempre usamos la lógica todo el tiempo muchas veces nos dejamos llevar por la Emoción.

Tecnología y simplicidad, las recetas de un producto exitoso.

Si MAC hubiera hecho los botones de su IPhone un poco más pequeños este producto posiblemente no hubiera sido tan exitoso y que interesa el tamaño del botón en un equipo lleno de tecnología, pues mucho en la medida que seres humanos sean quienes lo usen, nuevamente, este equipo será usado por alguien que es motivado por la emoción a quien la tecnología le interesa tanto como el precio y al final de cuentas es irrelevante si tanta tecnología no es simple de usar y no está ligada a lo que nos mueve a todos, la emoción y por último es simple de usar.

La publicidad como es ahora,

La Data variable en los últimos años ha dado saltos muy grandes modificando y mejorando cada vez más las capacidades de mercadeo y creando nuevas técnicas cada vez más eficientes y efectivas, tenemos en ese sentido ejemplos muy claros como los del uso de DirectSmile en Print Shop mail, o los efectos de PhotoFunia gratuitos para cualquiera, es decir existe una muy fuerte tendencia al uso avanzado de data variable ante una cosa tan obvia como que su uso tiene el único fin de generar una fuerte Emoción en la percepción del producto a nuestros usuarios, nuevamente una combinación exitosa para cualquier producto tecnológico.

Las revistas y los periódicos basan mayormente sus ingresos en la publicidad, con dos cancerberos tan potentes como la posible tendencia de usar cada vez menos papel y de las nuevas formas de publicidad que se basan en impresión de data variable con la intención de personalizar y dosificar la inversión y ser más eficientes, como creen que esto afectaría al mercado del papel en los próximos años.

El futuro del papel

Decían los especialistas cuando se inicio el concepto de la oficina sin papeles y de los procesos de digitalización que se iba a eliminar todo tipo de papel yo creo que los únicos tipos de papel que no se podrían eliminar, son el papel toalla y el papel higiénico.

Sin embargo el papel y el futuro de esta industria no está definida por la evolución de la tecnología que claramente va en sentido contrario, ya que el papel como lo conocemos ahora es un competidor muy fuerte porque desde hace mucho que estaba pensado que desaparecería y ha hecho todo lo contrario, porque? es ya un hecho que el papel no puede ser fácilmente reemplazado pese a que tecnológicamente fue reemplazado hace mucho, aun mas por procesos de digitalización y pese a todo la tendencia del uso de papel y de su fabricación no sigue un comportamiento racional y es por una razón Simple, las personas tienen una reacción emotiva hacia el papel, porque? Analicemos un hecho básicamente simple.

Es un hecho clínicamente comprobado que el oído humano puede procesar 112 kbits /segundo mientras que el Ojo humano puede procesar 3 terabits de información por segundo, es por eso que es muy difícil reemplazar al libro físico y al periódico, e igual de difícil leer una revista o un periódico en la web más aun un libro, razón por la cual un producto tan tecnológicamente interesante como es el Kindle de Amazon obviando el simple hecho de que cuesta $ 300, no tiene una acogida masiva coherente con la inversión que se hiso para producirlo o publicitarlo, es también por eso que los Ebooks no tienen tanto éxito y no vemos a mucha gente leyendo libros de texto en sus computadoras, obviamente esto entre la gente que lee, ni hablemos del tiempo que pasa la gente en MySpace, Hi5, facebook, Blog, ETC,ETC,ETC.

Ocurre que la tecnología no puede reemplazar, la emoción de las personas al coger un libro o al pasar rápidamente las páginas de una revista o un periódico, la tecnología visual no logra sobrepasar la tecnología que existe en la visión humana capaz de de un solo vistazo revisar muchas páginas y de todo eso solo mirar y proceder a leer lo que le interesa.

Y ya que hablamos de libros, la prensa banal ha existido por décadas pero la tecnología hace mucho mas fácil a aspirantes de autor publicar un libro sin tener que enfrentarse a los usuales costos iniciales, ya hace mucho de los días aquellos en los que había que pagar mucho dinero por imprimir millares de libros que a las finales terminaban ocupando un importante lugar en cajas en los garajes del autor o del distribuidor.

Ahora solo por 3 dólares un autor puede enviar su manuscrito o una colección de fotos a una página web (http://www.iuniverse.com/ http://www.wordclay.com/) escoger un diseño y características de su libro y venderlo directamente en Amazon por menos de 15 dólares o simplemente comprar 5 o 10 ejemplares para repartirlos entre sus allegados y después imprimir tantas copias como necesite.

Las grandes empresas que editaban y producían libros suelen cobrar derechos de autor y grabar tantos conceptos como se le pueda ocurrir para siquiera conseguir lo que sería un primer "machote" de un libro antes de finalmente publicarlo, mientras que hay que pagar también por el diseño de la caratula, de la campaña de marqueting, de los derechos de distribución, entre otras perlas.

Ahora hay empresas que ante estos cambios han evolucionado también, empresas como Lulu Enterprises y CreateSpace de Amazon.com que permiten a un autor crear un libro completamente gratis y marginar en tirajes pequeños o dividir la utilidad con el autor.

Claro que todo esto tiene un precio, el precio de la inversión inicial que por más pequeña y hormiga que pueda ser no queda eliminada, mas aun estos autores no tienen la capacidad de tener grandes distribuidores que pondrán estos libros alrededor del mundo.

Ahora regresando a nuestra realidad cevichera y pisquera nos topamos con que Nadie simplemente Nadie piensa ahora tan alegremente en publicar un libro e invertir dinero para que media hora después este libro tan brillantemente pirateado se esté mostrando en cada semáforo a través de nuestras tan concurridas avenidas, nos enfrentamos a un mercado terriblemente sensible al precio en el que la competencia es más que desleal, sádica y en la que tu publicación si no compite con los precios de una publicación pirata serán pocos realmente los que comprarían tu libro por la vía formal.

Entonces ya vamos apuntando varios requisitos, primero una interface web a la que no hay que pagarle costos fijos tan altos ni sacar licencia de funcionamiento de la municipalidad, un equipo confiable y con capacidad de terminado de libro, un sistema que logre unificar todos estos elementos y un precio final por libro terminado que te permita competir con la piratería limeña.

Entonces si bien es cierto la tendencia gringa de los Autoeditores no esta tan alejada de una posibilidad de negocio en nuestro entorno, sería una posibilidad que ya ha dado muy buenos frutos en otros rubros muy parecidos, miremos pro ejemplo a la mayoría de grupos folclóricos y démonos cuenta que cuando Todos ellos han decidido sacar un disco compacto prefirieron ir a la disquera informal que en sus inicios se reducía a una mezcladora muy pequeña y de segundo uso y a una computadora con quemador de Cds ya que la disquera formal y con acuerdos de distribución a nivel nacional simplemente no les haría caso y más aun veamos como por los años 90 estas disqueras Pseudo informales fueron creciendo con el crecimiento explosivo de tales grupos y fueron creciendo con ellos a tal punto que las disqueras informales que nacieron en los 80 o 90 ahora son importantes marcas disqueras y todo esto en el conocidísimo mundo pirata donde copias un cd no es mas difícil que copiar un libro o comprar un celular.

Es entonces el momento preciso para tomar la decisión de buscar empresas que estén en la capacidad no de cobrarnos una millonada por equipamiento, sino que nos brinde soluciones simples a costos accesibles, tampoco hablamos de inventar la pólvora, sino de tener suficiente como para hacer el ruido necesario para que nuestros clientes nos tomen en cuenta.

Una tendencia ante la crisis es aumentar la producción pero no la productividad necesitamos reducir nuestros costos y para eso no deberemos comprar soluciones caras sino soluciones eficientes, pero quien puede reconocer que compro una solución cara?, en épocas de "crisis" siempre nos damos cuenta que habíamos estado comprando "Caro" o más bien nos damos cuenta recién de cuanto estábamos gastando porque queremos gastar menos.

Por otro lado una forma fácil de darnos cuenta que estamos frente a un producto exitoso es obviando el estudio de costo-eficiencia y de viabilidad técnica, demasiado obvios para mencionarlos, está el hecho de que todo producto exitoso tiene que tener un conjunto de factores importantes, como son alta tecnología, simplicidad y la capacidad de afectar al usuario positivamente ya que estará en contacto directo con sus emociones.

En la medida que sigamos esa tendencia lograremos tener productos exitosos y negocios exitosos.

Daniel Monteverde
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