Lo que no sabias sobre el concepto de la Oficina sin papel (al menos yo).

Debo confesar que estoy en este rubro aproximadamente desde 2003 y cuando empecé a entenderlo tenia siempre en la cabeza este concepto de la oficina sin papel tan bien grabado en la cabeza que ya era algo fácil de repetir, algo que hacía que los clientes asintieran con la cabeza cada vez que lo mencionaba en alguna reunión, pero, ¿realmente cuanto sabia yo de esto?, debo confesar ahora que lo sé, Nada…, yo juraba que el papel tenia los días contados, que eventualmente el papel sería reemplazado, que el e-book era el futuro, que las empresas que fabrican papel y peor aun las que lo distribuyen ya deberían ir pensando en hacer otra cosa, etc. Lejos estaba en ese entonces de precoz y atolondradas gestiones, llegar a entender lo que realmente significaba el concepto “La Oficina Sin papel”, Peor aun los lobos, corderos y Zorros del rubro de Copiadoras con los que yo trabajaba (tan arduamente debo confesar), han tenido que pasar 6 años para lograr entender que es lo que realmente significaba esto de “La oficina sin Papeles”, debo confesar también que por unos instantes, llevado por la adrenalina del concepto y lo emotivo del discurso que yo juraba que las únicas formas de papel que sobrevivirían, solo con algo de suerte, serian el papel Higiénico y el papel Toalla y dicho sea de paso, con mucha suerte tras haber escuchado sobre el inodoro (no sé si Japonés o Chino) Automático, (!).

Pero Veamos cómo es eso de “La Oficina sin Papel”, este concepto se escucho, o se leyó, por primera vez (el 30 de Junio de 1975) en un artículo de la revista gringa de negocios Bussiness Week, que dicho sea de paso es publicada por McGraw-Hill, (palabras mayores), en este articulo George E. Pake quien en ese entonces dirigía el Centro de investigación de Xerox, (Si, Xerox, los mismos que inventaron el Mouse, las primeras versiones de Windows, entre otras cosas increíbles que se usan hoy en día) Dijo, "No hay cuestionamiento alguno de que habrá una revolución en las oficinas en los próximos 20 Años, lo que estamos haciendo cambiara la Oficina como el Aeroplano revoluciono la forma de Viajar y la forma en la que la Televisión a alterado la vida Familiar.

Pake Dice que en 1995 su oficina será completamente diferente; habrá un terminal Casi como una televisión con un teclado en su escritorio, Yo seré capaz de obtener documentos de mis archivos de palanca en mi pantalla, o al presionar un botón podre obtener mi correo o cualquier mensaje. Yo no sé cuanto papel impreso querría tener en este Mundo".

Ahora para entender un poco pongámonos en perspectiva y digo yo 1975?, yo aun no nacía (se los juro), Francisco Morales Bermúdez, iniciaba la denominada "segunda etapa" del Gobierno Revolucionario de las Fuerzas Armadas, al convertirse en el presidente de-facto de la República del Perú hasta 1980; el Perú Campeonaba la Copa América 1975, gracias a figuras como Juan Carlos Oblitas, Teófilo Cubillas y Oswaldo Ramírez;

La población Limeña trataba de recuperar la calma tras la huelga de policías de Febrero de 1975 que trajo entre otras cosas, el toque de queda a partir de las 6 de la tarde, declarado por el gobierno ante los serios problemas acontecidos en el centro de lima, entre otros acontecimientos.

La oficina Promedio de Lima, Tenia Escritorios de Metal, Sillas de Metal, Maquinas

de escribir, Miles y Miles de Archivadores metálicos, el Loco tecnología era el que tenía una calculadora en el bolsillo de su camisa, al costado de su pluma fuente, habían en las universidades laboratorios con Calculadoras en las mesas, de la misma manera en que ahora se comparten las computadoras en un laboratorio de computo, es mas la Calculadora era algo que no cualquiera podía tener, era común más bien la Regla de Cálculo, en resumen era la época Dorada del papel, por así decirlo, no existía Correo Electrónico, internet ni computadoras como las conocemos ahora, hablamos de que empresas como Murdoch vendían maquinas de escribir y las secretarias tenían que dominar taquigrafía y Mecanografía, imagínense, en estos tiempos lanzar una bomba como esa era más que difícil de creer, era dejarse llevar por sueños de opio, era imaginarse como serian los “años verdes” de Guillermo Rossini, era en realidad vivir una fantasía muy lejos de la realidad de este entonces.

Sin embargo, en ese entonces Microsoft Windows, como tal, no existía y Xerox, en Realidad Xerox PARC

(Palo Alto Research Center, “centro de investigación de Palo Alto”) ya había creado y/o comprado la patente de varios inventos uno de ellos, el Mouse, Ethernet y el no tan popular “Xerox Alto” que fue en realidad el primer ordenador personal, inicialmente concebido en 1972, Tenía 128 Kbyte de memoria principal (expandible a 512), así como un disco duro de 2,5 Mbyte, todo ello alojado en un armario del tamaño de un pequeño frigorífico, Además de una conexión Ethernet, el único dispositivo de salida del Alto era un monitor CRT (tubo de rayos catódicos) con dos niveles (blanco y negro) montado de forma vertical. Sus dispositivos de entrada eran un teclado, un ratón de tres botones y un teclado de funciones opcional.

El Alto ayudó a popularizar el uso del modelo de gráficos raster para todo tipo de salidas, incluyendo textos y gráficos, A pesar del pequeño tamaño de su memoria, se escribió un buen número de programas innovadores para el Alto, incluyendo los primeros sistemas de composición de documentos WYSIWYG Bravo y Gypsy; editores de gráficos (mapas de bits, placas de circuito impreso, circuitos integrados, etc.); las primeras versiones del entorno Smalltalk y uno de los primeros juegos multipersona en red.

Desde el punto de vista técnico, el Alto era un pequeño miniordenador, pero era más bien un ordenador personal en el sentido de tener un único usuario sentado frente al escritorio, al compararlo con los mainframes y miniordenadores de la época. Nunca fue un producto comercial.

Entonces ya sabemos que es lo que tenía en mente George E. Pake cuando hablaba de que tendríamos en nuestros escritorios teclados y que con una pantalla a manera de televisor, podríamos obtener archivos, correo, mensajes, etc, George E. Pake estaba explicando lo que se había inventado hace ya dos años, lo que significaba una tremenda revolución en la forma en la que operaban las oficinas para dar paso a una realidad donde el papel juega un rol menos protagonista y sin saberlo estaba dándole la extrema unción a un jugador muy difícil de vencer, el papel, ahora el problema fue en realidad de aquellos que entendieron terriblemente mal el mensaje ya que lo que estaba haciendo George E. Pake, lejos de marcar una tendencia de no usar papel era más bien, haciendo un claro y marcado Lobi hacia el producto estrella, Xerox alto, un producto que sería el que origino aquello que ahora TODO el mundo usa sin excepción, aquello que me permite editar este documento sin la necesidad de ser tan experto en mecanografía, aquello que en su momento revoluciono no solamente las oficinas sino la manera de pensar, actuar y funcionar de muchas cosas, es entonces el mensaje ligeramente antiguo, Si, pero el fondo lo que realmente se trato de enunciar no lo es ni lo será, en la medida de que hayan procesos lentos o tediosos en los que la tecnología pueda intervenir y usuarios dispuestos a aceptar dichos nuevos procesos, tengámoslo bien en claro, las computadoras, calculadoras, celulares, IPhones, BlackBerrys, Netbooks, Laptops y demás son solamente Herramientas, Las herramientas únicamente Potencian nuestras capacidades y suplen nuestras deficiencias.

Ahora con este concepto más claro entenderíamos que George E. Pake no trabaja de definir el futuro del papel sino más bien el futuro o el impacto de la computadora personal en la vida diaria del oficinista promedio, que si nos damos cuenta y si tratamos de mirar hacia atrás entenderíamos que efectivamente ha cambiado y mucho, sin embargo le falta aun mucho mas por cambiar y muchos procesos por afinar.

Algo que podemos rescatar de la Tesis de George E. Pake es la automatización de procesos de documentos con la intención de elevar la productividad de una oficina y es en realidad un concepto, creo yo, muy simple, ya que pueden ser resumidos en un check list muy básico:

1. ¿En donde se originan los documentos?
2. ¿Quién los maneja?
3. ¿Quién tiene acceso a ellos?
4. ¿Cómo están actualmente archivados?
5. ¿Quién los necesita una vez se hayan archivado?
6. ¿Por qué los necesitan?
7. ¿Cómo es que los buscan?
8. ¿Cuántas veces o documentos buscan en un espacio de tiempo específico?
9. ¿Cuánto tiempo tenemos que guardar estos documentos?
10. ¿a dónde van estos Documentos cuando son removidos del archivador?

Este tipo de preguntas nos ayudan a tener una idea más clara de cómo es que se maneja el documento en una oficina y en una empresa de manera tal que nos permitirá encontrar más fácilmente donde se encuentran los puntos críticos en el proceso de administración documentaria actual, que soluciones le podríamos ofrecer a un cliente en base a las necesidades que aun no sabe o entiende que tiene.

Imaginémonos yendo cliente tras cliente con la palabra en la boca, cómprame este escáner y aventúrate a la “Oficina sin Papel”, pues quedaríamos muy mal cuando el cliente se dé cuenta de que vendemos una cosa, un producto y hasta su suministro, sin en realidad dar una solución a un problema, sin ni siquiera generar una propuesta de Valor, por más simple que esta deba ser, algo que debe salir de nuestra cabeza mientras entramos a un cliente es que vendemos maquinas, que vendemos software o que vendemos servicio, lo que entregamos son soluciones, son procesos, es una solución completa producto de la armoniosa comunión entre hardware, software, producto, servicio y empresa, si usamos solo una parte de la ecuación tendremos el tan sonado caso de la buena marca que no supo como ingresar correctamente al mercado local y del buen producto que cayó en las manos del mal proveedor, nuevamente no vendemos una marca, tampoco un producto, vendemos una solución, al problema que usted cliente posiblemente ni conocía.

Daniel Monteverde.